يلجأ العديد من الناس إلى كتابة خطاب شكوى وإرساله إلى الجهات المعنية في الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها؛ للتعبير عن أمر ما يزعجه في وظيفته أو في ظروف العمل التي تحيط به، بهدف التواصل مع المسؤولين وإيجاد حل جذري لهذه المشكلة، ولا يحتاج خطاب الشكوى لأن يكون شديد اللهجة أو أن يهدف إلى التهديد والتوعد، بل يجب أن يكتب بأسلوب عاكس لتوجهات كاتبه وأخلاقياته المهنية العالية في العمل، كما يصاغ بطريقة مهذبة ولائقة ومختصرة وعدم التجريح أو إهانة أي جهة أو شخصية تحت أي ظرف من الظروف؛ لضمان فتح باب النقاش البناء والفعال للالبحث عن حل جذري للمشكلة التي تم طرحها.
طرق وخطوات كتابة رسالة شكوى
توجيه الخطاب إلى الجهات المعنية
من الاحسن وأفضل توجيه الخطاب بشكل مباشر إلى الجهات المعنية لضمان وصوله إلى هذه الجهات بأسرع وقت، وإطلاعهم عليه بهدف حل المشكلة المطروحة في الخطاب، ويكون ذلك بالبدء بمخاطبة اسم الشخص أو الجهة المختصة بعبارة السيد المحترم ثم يتبعها الاسم، وعلى الجهة المقابلة يوضع تاريخ اليوم الذي كتب فيه الخطاب.
البدء بتوضيح الشكوى وسببها
عن طريق تقديم السبب الرئيسي من الشكوى في السطر الأول من الخطاب بشكل مختصر، ثم اتباع ذلك بشرح مفصل لسبب الشكوى مع ذكر لبعض الحقائق التي تدعم سبب الشكوى.
طرح الحل الذي تهدف للحصول عليه
بعد تقديم سبب الشكوى يتم تقديم بعض من الاقتراحات المبدئية لحل المشكلة المطروحة، ويفضل استعمال صيغة التمني والابتعاد عن صيغة الأمر والنهي، ويفضل استعمال أسلوب النقد البناء في طرح الحلول لتجنب إثارة غضب المسؤولين والجهاة المعنية، كما يفضل الامتناع عن التهديد باللجوء إلى الجهات القانونية.
توثيق الشكوى بوثائق ودلائل رسمية
ذلك من خلال إضافة أي وثيقة أو دليل يدعم سبب الشكوى إلى الخطاب بهدف دعم الشكوى، مع التوضيح في الخطاب بأن الشكوى مرفقة بوثائق رسمية لضمان اطلاع المسؤولين عليها، ومن الاحسن وأفضل إرسال نسخ عن الوثائق والاحتفاظ بالأصلية للرجوع إليها عند الحاجة.
تحديد فترة معينة لحل المشكلة
من المهم تحديد فترة زمنية معينة يتم دراسة الشكوى وحل المشكلة المطروحة خلالها، وذلك لضمان أخذ الشكوى بعين الاعتبار والبدء بإجراءات حلها على الفور، ويراعى أن تكون الفترة المحددة واقعية وكافية لاتخاذ الاجراءات اللازمة خلالها.
تقديم الشكر في نهاية الخطاب
المحافظة على قدر كافي من الاحترام يمنح الخطاب الأولوية لمناقشته وحله من قبل الجهات المعنية، وذلك عن طريق انهائه بعبارة مع فائق الاحترام والتقدير.
