إن إعداد التقرير يكون إما لموضوع قد سبق أن درسه الشخص، أو عن أي أمر يرغب بالكتابة والتوغل فيه، وعليه أن يكون قادرا على الكتابة بشكل صحيح، حتى يحصل على تقرير متكامل.
ويتناول التقرير في العادة تلخيصا عن أهم الأمور التي تتعلق بالموضوع، بالإضافة إلى دراسة مكثفة عن محتوياته، وعلى الشخص معرفة كل هذه الأمور ليستطيع إعداد التقرير بكل سهولة ويسر، ولحسن الحظ هنالك بعض الطرق ووسائل والأساليب الخاصة لكتابته، وفيما يلي سنذكر بعضا منها:
طريقة إعداد تقرير
اختيار الموضوع
- فهم المهمة: فعند يعطي المعلم أو الأستاذ أو الرئيس في العمل الشخص توجيهات خاصة لإعداد التقرير، عليه التأكد من قراءتها وفهمها واستيعابها.
- اختيار موضوع جيد ومحبب لدى الشخص: فالشعور بالشغف إزاء الموضوع يجعل كتابته احسن وأفضل وبسهولة أكبر، ولكن في كثير من الأحيان لا يكون هناك خيار لاختيار الموضوع، وفي هذه الحالة على الشخص محاولة إيجاد شيء يحبه ويحفزه لكتابة التقرير، وعليه دائما جعل أفكاره قريبة من أفكار معلمه أو رئيسه في العمل حتى يكون قادرا على العمل بنهجهم.
- اختيار موضوع أصلي: فإذا كان الشخص يعد التقرير لزملائه في الصف، عليه اختيار موضوع أصلي وقابل للمشاركة والنقاش، فإذا اختار الشخص موضوعا مشابها لمواضيع زملائه سيكون من الصعب التميز من بينهم، أو الحصول على المشاركة والتفاعل المطلوبين، ولتجنب الوقوع في هذه المشكلة يجب سؤال المعلم عن المواضيع التي تم اختيارها من قبل.
- التذكر دائما بأن هنالك إمكانية لتغيير الموضوع: فإذا اكتشف الشخص بعد اختياره للموضوع بأنه ليس شيقا، أو لا يحتوي على العديد من المعلومات يستطيع تغييره طالما أنه لم يبدأ بكتابته بعد.
البحث في الموضوع
- البحث في أكبر قدر ممكن من المصادر المتعلقة في الموضوع: فعلى الشخص أن يغطي كافة الجوانب التي يريدها المعلم منه، والتوسع بقدر الإمكان بالموضوع حتى يكون التقرير متكاملا وشاملا.
- الذهاب إلى المكتبة العامة: فهي تعتبر مكانا ممتازا لإيجاد المعلومات، وعلى الشخص البحث في قاعدة البيانات الخاصة بالمكتبة لإيجاد الكتب أو المواد ذات الصلة بالمقال.
- الالبحث عن المعلومات على الإنترنت: ويجب التأكد من سلامة المعلومة وصحتها، وعدم خضوعها لحقوق الملكية في حال البحث عنها في المواقع الإلكترونية، فيجب أن يكون التقرير ذا مصداقية عالية.
- تدوين جميع المعلومات التي تم الحصول عليها: عن طريق كتابتها على الورق، أو تدوينها على الحاسوب الشخصي ليسهل الرجوع إليها عند كتابة التقرير.
كتابة التقرير
- كتابة المقدمة: ففي المقدمة يتم كتابة محتوى التقرير والأمور التي سيتم التحدث عنها، ويجب أن تكون مشوقة ومثيرة، وتجنب كتابتها بطريقة مبتذلة، فهي التي تشد القارئ وتحصل على اهتمامه لمتابعة القراءة.
- كتابة الفقرة الرئيسية: وفيها يتم كتابة المعلومات الرئيسية والهامة، بالإضافة إلى شرح للمقدمة بشكل مفصل أكثر.
- كتابة الخلاصة: ويتم تلخيص التقرير فيها بشكل مبسط وسريع.
- كتابة المصادر: فعلى الكاتب تعداد المصادر التي أخذ المعلومات منها، إن كانت مواقع إلكترونية أو بعض الكتب أو المقالات.
