طريقة عمل تقرير

يعرف التقرير على أنه وثيقة أو مجموعة من الوثائق المكتوبة بشكل تفصيلي لتوثيق واقعة أو حدث ما، أو محاولة تفسير ما حدث فيه تفصيليا، ويعد وثيقة رسمية بحيث يكون مكتوبا بشكل منظم من خلال إجابته على جميع الأسئلة المطروحة أو المتوقع طرحها، والبعض يعتبره وسيلة تواصل تحديدا إذا كان على شكل خبر أي مكتوبا، وهنا يتضمن الكاتب أو القائل، ويتضمن الجمهور إذا كان مسموعا أو مقروءا.

وفي حال اعتمد على أسلوب الفهم فيتضمن كلا من الكاتب والجمهور، وهنا يجب أن يكون الكاتب ملما، وعلى معرفة تامة بجميع المعلومات التي تخص الموضوع الذي سيكتب عنه؛ لأنه في حال كان التقرير مكتوبا بطريقة لم يتمكن الجمهور من فهمها، فلا داعي لوجوده من الأصل أو تضييع الوقت في قراءته.

هيكل التقرير

وهذا يتضمن جميع المصطلحات والمعلومات ذات العلاقة بالموضوع، والتي من ناحية أخرى يتوقع القارئ وجودها؛ لأنها ستساعدهم على التركيز والفهم بشكل سريع وسهل، وعادة يتضمن الأجزاء التالية:

• المقدمة التي تعطي فكرة رئيسية عن التقرير ككل، وتشرح الموضوع الذي يتعلق به بطريقة سلهة ومبسطة ومختصرة، بحيث يتمكن القارئ من خلالها فقط فهم طبيعة التقرير.
• الهدف من التقرير.
• معلومات أساسية حول الموضوع الذي ستتم مناقشته داخل التقرير.
• محتوى التقرير، وهو عبارة عن نقاش مكتوب بشكل تفصيلي عن الموضوع.
• إضافة للخاتمة أو الخلاصة، والتي توضح النتائج الأساسية للتقرير.

التنسيق وبعض القضايا المتعلقة به

إضافة للأجزاء السابقة التي يجب أن يتضمنها التقرير، هناك مجموعة من التنسيقات التي يجب أخذها بعين الاعتبار، وتتضمن ما يلي:

• طول التقرير: وهذا يعتمد على الموضوع الذي يدور حوله التقرير، فهناك مواضيع لا تتطلب إلى عدد قليل من الصفحات وعليها فيكون التقرير قصيرا، أما الأخرى فتتطلب صفحات كثيرة.
• القواعد اللغوية والإملاء: ليس شرطا أن تكون ملما باللغة العربية حتى تكتب تقريرا؛ لأنه سوف يمر على مدقق لغوي للتأكد من سلامة قواعده وكتابته وصياغته، ولكن هناك أمور أساسية يجب أن يلم بها الكاتب.
• الاختصارات: من الاحسن وأفضل استخدام الاختصارات بدلا من المصطلحات الطويلة في التقرير، لكن بشرط أن تكون هذه الاختصارات معروفة لدى الجميع، مثل www وغيرها.
• المصطلحات التقنية والمتخصصة: لا بد في التقارير تحديدا التي ستسلم لجهات رسمية أو علمية من وجود مصطلحات علمية أو تقنية متعلقة بالموضوع الذي تدور حوله.
• الرسومات والجداول والقوائم: ليس شرطا وجودها في التقرير، لكن هناك تقارير تتطلب وجود مثل هذه الأمور تحديدا المبهمة؛ من أجل توصيل الفكرة للقارئ بشكل واضح ومختصر وبسيط.