كانت الخطابات الوسيلة الأكثر انتشارا حول العالم للتواصل بين الأفراد والمؤسسات لمئات السنين، ومع تطور التكنولوجيا تغير شكل الخطاب إلى الإلكتروني المرسل بشبكة الإنترنت، إلا أن الرسائل الإلكترونية ما زالت تحتفظ بطابع كتابة الخطابات التقليدية نفسه، خاصة الرسمية منها، لذا فإن مهارة كتابة الخطابات لا غنى عنها سواء في الحالات الطبيعية أم عند استخدام البريد الإلكتروني لأغراض العمل والدراسة وغيرها.
طريقة كتابة الخطابات
طابع الخطاب
المقصود بطابع الخطاب هو مدى رسميته، ويتم تحديد الطابع بناء على طبيعة العلاقة بالشخص مستقبل الخطاب، ويكون الخطاب رسميا في حالة إرساله إلى جهة أو مسؤول حكومي، أو في حالة طلب عمل أو إنشاء علاقة مهنية، أو خطاب أكاديمي لجهة علمية، ويكون شبه رسمي إذا تم إرساله إلى جهة عمل حالية، أو أحد المعارف البعيدين، أما الحالة الثالثة لكتابة الخطاب فهي الخطابات غير الرسمية التي تكون بين الأصدقاء بالمراسلة أو الأقارب أو زملاء العمل والدراسة.
بناء على طبيعة الخطاب يتحدد شكل الإرسال، فالجهات الحكومية والرسمية في أغلب الحالات تطلب خطابات ورقية، بينما يمكن في حالة خطابات العمل استخدام البريد الإلكتروني، الذي يستخدم دائما كذلك في حالة الخطابات غير الرسمية.
شكل الخطاب
في حالة الخطابات الرسمية يستخدم المربع العلوي من جهة اليسار في كتابة عنوان المرسل ورمزه البريدي، وأسفله تاريخ إرسال الخطاب، وهو ما يعرف بالترويسة، وتستخدم بشكل خاص بين الشركات وبعضها البعض لتسهيل عملية التواصل والرد في حالة فقدان المظروف، ويمكن الاستغناء عنها في حالة البريد الإلكتروني، كما يستغنى عن كتابة التاريخ نهائيا في حالة الإرسال إلكترونيا.
الجزء الثاني من الشكل الرسمي يكون في المربع الأيمن أسفل الترويسة، ويكتب فيه اسم المرسل إليه ولقبه، وفي حالة عدم معرفة الشخص في المراسلات التجارية أو المؤسسية يمكن الاكتفاء بذكر اسم المؤسسة.
نص الخطاب
يبدأ الخطاب بالتحية مرفقة باسم المرسل إليه، وفي حالة الخطابات الرسمية يمكن البدء بجملة (إلى من يهمه الأمر)، وفي حالة معرفة شخص متلقي الخطاب، فيمكن تحيته شخصيا مع ذكر لقبه الرسمي، ويأتي بعد ذلك دور الافتتاحية التي تكون عبارة عن بعض جمل المودة، ويتم الاستغناء عنها في حالة الخطابات الرسمية، ثم موضوع الخطاب الذي يتم طرحه في شكل فقرات متسلسلة مع مراعاة الاستخدام الصحيح للقواعد الإملائية والنحوية وعلامات و دلائل الترقيم، لضمان فهم مستقبل الخطاب للمكتوب بصورة صحيحة، وأخيرا خاتمة الخطاب التي تكون عبارة عن تحية شكر وتقدير، وتكتب في الطرف الأيسر من الخطاب، وتحتها توقيع المرسل.
