مع تزايد حاجات المجتمع وتوسع عمليات الإنتاج، ازدادت سرعة التعامل التجاري بين الأفراد والمؤسسات في الدولة الواحدة وحتى بين الدول، وامتدت هذه المعاملات إلى جهات دول بعيدة، يصعب معها في أغلب الأحيان الاتصالات الشخصية، وعليه كان لا بد من إيجاد وسيلة اتصال أخرى تتمتع بالمزايا التي تجعل منها وسيلة فعالة لعقد الصفقات التجارية، وتسهيل عمليات التبادل التجاري، فوجدت الرسائل التجارية، التي أصبحت أداة قوية للاتصالات بين المؤسسات ورجال الأعمال والمصارف والصناعيين.
طريقة كتابة رسالة إدارية
تتكون الرسالة من عدة أجزاء، ومنها:
- الترويسة: وتكون مطبوعة على الجزء العلوي من الرسالة، وتشمل عنوان الشركة المرسلة من حيث الموقع بالتفصيل، ورقم صندوق البريد، والهاتف والفاكس، والبريد الإلكتروني.
- الرقم أو الإشارة: وهو رمز موجز يدل على موضوع الرسالة، بالإضافة إلى ترتيبها الرقمي في دفتر الصادر للمؤسسة، ويساعد في عملية حفظ الرسالة من جهة، ويسهل عملية الرجوع إليها من جهة أخرى، كأن يكون رقما متسلسلا للرسائل الصادرة في كل سنة، أو قد يكون الرقم مكونا من شقين، الأول هو الأحرف الأولى لموضوع الرسالة، والثاني هو رقم متسلسل يضمن تسلسل الموضوع.
- التاريخ: أي التاريخ الذي أرسلت الرسالة فيه، ويكتب أعلى الصفحة إلى اليمين، والقاعدة المتبعة في آلية كتابة التاريخ هي اسم بلد المرسل، ثم اليوم، ثم الشهر، ثم السنة، وعادة ما يكتب الشهر بالحروف لضمان عدم تزويره.
- مركز المرسل إليه وعنوانه: ويكتب العنوان في الزاوية اليمنى ومن أعلى في الرسائل باللغة العربية، وفي الزاوية اليسرى للرسائل باللغة الإنجليزية، ويكون تحت التاريخ والرقم مباشرة، وعادة ما يكون التسلسل في كتابة العنوان سواء على الرسالة أو الغلاف بالشكل الآتي: اسم المرسل إليه، ومركز المرسل إليه، واسم الشركة أو المؤسسة، وبعدها صندوق البريد، ثم اسم البلد، وأخيرا اسم الدولة.
- التحية الافتتاحية: تتكون التحية من عبارات وكلمات وعبارات احترام، مثل تحية طيبة وبعد، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية وبعد، وغيرها.
- موضوع الرسالة: بحيث نذكر كلمة الموضوع، ثم نكتب عبارة موجزة تعطي فكرة سريعة عن مضمون الرسالة.
- جسم الرسالة: وهنا يتم طرح الموضوع الذي تهدف إليه الرسالة وتبحث في شأنه، متضمنة كل المعلومات والحقائق التي تدعم موضوع الرسالة، ويجب مراعاة ما يأتي:
- الإيجاز في طرح الموضوع.
- استخدام لغة سهلة.
- الدخول إلى الموضوع فورا وبكل وضوح.
- استخدام أسلوب الإقناع و ماسك لا أسلوب التهديد، وترك مجال للتفاهم لاحقا، وعدم كتابة أية كلمات وعبارات يمكن أن تستخدم ضد المرسل في المستقبل.
- التحية الختامية: هي عبارة موجزة ومهذبة تنسجم مع التحية الافتتاحية تختتم بها الرسالة، مثل وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير، أو واقبلوا الاحترام، أو مع الشكر والتقدير.
- التوقيع والختم: عند الوصول لهذه المرحلة، يجب قراءة الرسالة جيدا، للتأكد من خلوها من الأخطاء، وبعد التأكد يكتب التوقيع، مع ذكر اسم المرسل والمركز الوظيفي له، ووضع الختم في المكان المناسب.
- المرفقات: في حال وجود أي مرفقات أخرى، كالتقارير أو الفواتير، يجب كتابة كلمة مرفقات وذكرها.
- نسخ أصحاب العلاقة: هي الجهات المعنية بالاطلاع على المعلومات الواردة في الرسالة، والمطلوب منها اتخاذ إجراءات بشأنها، ويشار إلى الجهات التي يتقرر إرسال نسخ إليها في الجزء الأسفل من الرسالة وفي الجانب الأيمن منها.
- الرموز: هي عبارة عن الأحرف الأولى من اسم كاتب الرسالة وطابعها.
