تعريف ومعنى التنظيم

organizing، وهو عبارة عن قيام الإدارة العليا في المنظمة برسم أبعاد الهيكل التنظيمي للمنظمة، ووضع الأهداف والأنشطة الواجب تحقيقها وتوزيع الأنشطة وأوجه العمل للأشخاص وفق وظائفهم، ومنح الصلاحيات والسلطات لمدير تكون تحت مسؤوليته مجموعات العمل، كما يعتبر التنظيم ثاني وظائف الإدارة.

يمكن تعريف ومعنى التنظيم أيضا بأنه عبارة عن إطار يعمل على رسم العلاقات وتحديدها بين الوظائف والواجبات سعيا لتحقيق الأهداف المنشودة للمنظمة، ويضم هذا الإطار بداخله الأيدي البشرية العاملة المستخدمة في تحقيق الأهداف بأسلوب معين ونمط خاص ومن خلال التعاون بين المجموعات وفقا لخطة رسمتها الإدارة العليا للمنظمة، وضمن مراحل مختلفة تمر بها عملية إنجاز الأهداف.

طرق وخطوات التنظيم

• وضع أهداف المنظمة وخططها المرجو إنجازها.
• رسم الأنشطة اللازمة لتحقيق أهداف وخطط المنظمة.
• تخويل الصلاحيات والمسؤوليات لمدراء الأنشطة والأقسام.
• تحديد أبعاد العلاقات بين الإدارات والأقسام والعمل على الربط والتنسيق بينهما.
• إتاحة الإمكانية المناسبة لإنجاز الأهداف المرجو تحقيقها بين أيدي العاملين والإدارات؛ ليتسنى لهم أداء العمل على احسن وأفضل وجه.

أهمية وفائدة التنظيم

• يساهم التنظيم في إنجاز الأهداف المنشودة وتحقيقها ضمن أعلى معايير الكفاءة المتوفرة وذلك باستغلال الموارد المتاحة.
• تحفيز جهود العاملين وتنمية الولاء فيهم للعمل من خلال إيجاد جو وظيفي مناسب.
• منح العاملين الاستقرار الوظيفي.
• سهولة انسياب عملية الاتصال والتواصل بين أفراد المنظمة، مما يساعد في تسهيل وصول المعلومات والأوامر إلى جميع أقسام المنظمة.
• ترغيب العاملين بالعمل بروح الفريق للوصول إلى تحقيق الأهداف المنشودة.
• رفع كفاءة إدارة المنظمة في إنجاز الأهداف وتحقيقها من خلال الاستفادة من أساليب أداء العمل المتطورة.
• الحفاظ على استمرارية انتقال المعلومات بين الجماعات الرئيسية في المنظمة.
• توثيق مدى أهمية وفائدة العمل وسيره وفق نظام معين ودقيق بين أفراد المنظمة وجماعاتها، وفقا للأنظمة والتعليمات التي تضعها الإدارة العليا.
• الاعتماد على أسلوب توزيع الموارد وتخصصها بناء على الأسبقيات ومدى أهمية وفائدة الأهداف المرجو تحقيقها.
• تقسيم الصلاحيات بين الأفراد في المنظمة وفقا للوظيفة التي يشغلها الفرد وبما يتناسب مع المهام الموكلة إليه.

محددات التنظيم

• التسلسل الإداري والعلاقات بين التقسيمات الوظيفية.
• تقسيم الوظائف وفقا للتخصص.
• الهيكل التنظيمي للمنظمة.
• تحديد مركز كل شخص والدور الموكل له للقيام به.

مبادئ التنظيم

• الإشراف.
• الأمر والقيادة.
• تحديد نوع السلطة الإدارية.
• تفويض السلطة.
• التنسيق.
• المسؤولية.
• التماثل الوظيفي.

أنواع التنظيم

• التنظيم الرسمي: وهو قيام إدارة المشروع بتقسيم المشروع إلى إدارات، تنحدر منها الأقسام التي تتجمع تحت سلطتها الأقسام الموكولة إليها أداء الوظائف والأعمال وتكون بمثابة الإدارة الدنيا أي الطبقة العاملة في المؤسسة.
• التنظيم غير الرسمي: ويعتمد هذا النوع من التنظيم على تولي العاملين في المنظمة مسؤولية تنظيم أمور عملهم وتكون محدودة العضوية، وتكون بينهم مصلحة مشتركة.