يعتبر الوقت عنصراً مهماً في الحياة اليومية للأفراد، فهو ذو أهمية وفائدة قصوى في تحديد أدوار ووظائف الأشخاص في أوقات وأزمان معينة، فالتحكم به وإدارته تعطي الإنسان نجاحاً، وتمنحه القدرة على الموازنة بين الأهداف والواجبات المطلوبة منه، ولا يمكن تحقيق الموازنة بينهما إلا من خلال تحقيق إدارة ناجحة للوقت.
إدارة الوقت
Time Management، تقتصر عملية إدارة الوقت على استيعاب الفرد وفهمه لطريقة استثماره واستغلاله لإنجاز أكبر عدد من الأهداف في حياة الشخص اليومية، كما تسعى إدارة الوقت في الدرجة الأولى إلى تقليص الوقت الضائع قدر الإمكان واستبدال الفراغ خلاله بإنجاز أعمال ذات أهمية، وبالتالي يساعد على زيادة إنتاجية الأشخاص أو العاملين في منظمة ما.
كما يمكن تعريفه على أنه التحكم بالوقت ووضعه تحت السيطرة، والمدير الناجح يولي الوقت أهمية وفائدة بالغة، فيتم وضعه في الحسبان قبل البدء بإنجاز الأعمال الموكلة له ومهماته، وذلك نظراً لكون الوقت من أهم الموارد التي يجب إدارتها.
مهارات إدارة الوقت
- التخطيط.
- التنظيم.
- تحديد الأولويات.
- التوجيه.
- المتابعة.
وسائل إدارة الوقت
هناك وسيلتان لإدارة الوقت وهما كالتالي:
الوسائل التقنية
يمكن استغلال الأجهزة والوسائل التقنية في إدارة الوقت، مثل الحاسبات الآلية، وأجهزة الهاتف، والمسجل الصوتي، والفاكس، والإنترنت، والبريد الإلكتروني، ويسهّل هذا النوع من وسائل المساعدة في إدارة الوقت من الجهد في تكرار تسجيل القرارات العامة وتوزيعها، وتعتبر هذه الوسائل ذات أهمية وفائدة بالغة نظراً لما تمتاز به من سرعة عالية ودقة.
الوسائل غير التقنية (الشخصية)
يعتبر هذا الأسلوب اتكالياً، حيث يعتمد فيه الرئيس على مرؤوسيه في تنظيم وقته، مثلاً يتولى السكرتير الدور الأهم في ترتيب وتنظيم وقت المدير، ولكن له فوائد متعددة، منها رفع مستوى الفاعلية والكفاءة في العمل، كما يعطي المدير وقتاً كبيراً في التركيز على مهام ذات أهمية وفائدة أكثر، وتوفير الوقت.
عوائق إدارة الوقت
- التأجيل: يعتبر التأجيل من أبرز عوامل الفشل في أداء المهام، حيث يؤدي تأجيل المهام والواجبات وعدم الالتزام بمواعيد التسليم النهائية إلى إيصال الشخص للغرق في الأمور الصعبة، لذلك ينصح بتحديد قائمة الأعمال ومواعيدها ليتم الالتزام بها.
- مقاومة التغيير: يتوجب على أي شخص أن يتسّم بالمرونة والإرادة، حتى يتمكن من إدارة الوقت بشكل ناجح، لذلك يجب الانتهاء والتخلص من العادات السيئة التي من شأنها إضاعة الوقت في أمور غير هامة.
فوائد إدارة الوقت
- الحد من ضغط العمل وتقليص معدل التوتر: تساهم إدارة الوقت وتنظيمه في رفع معنويات العاملين، كما تساعد على التقليل من ضغط العمل، والتحفيز للإنتاج والإبداع أكثر.
- يترك أثراً إيجابياً بالشعور بالفخر والإنجازات التي حققها، حيث إن الالتزام بتنظيم الوقت وإدارته والتقيّد بتقسيم الأهداف المطلوب تنفيذها يساعد على سهولة تحقيقها.
- رفع معدلات الطاقة في أداء العمل، عند مباشرتك في تنظيم وقتك وإدارته يمنحك ذلك شعوراً إيجابياً بالرغبة بإنجاز المزيد من الواجبات، والابتعاد عن عادات تأجيل المهام.
- منح العائلة وقت أكبر، يتمكن المدير الناجح من إدارة وقته بفعالية وكفاءة عالية، حيث يستفيد من ذلك بإضفاء التوازن بين حياته الشخصية والعمل، حيث يمنحه إدارة وقته إمكانية قضاء وقت أكبر مع العائلة.
