هناك الكثير من الأمور التي يجب على الشخص مراعاتها عند التعامل مع الآخرين، فيجب على الشخص أن يتعامل مع غيره بطريقة لبقة ومهذبة في الحديث، وعدم الإساءة أو التجريح بأي شكل من الأشكال، فحثنا الدين الإسلامي على حسن الخلق والأدب في الحديث، حتى في حالة التذمر والشكوى يجب على الشخص التعبير بطريقة لبقة، وتجنب الهجوم على الآخرين بالتلفظ بالألفاظ الجارحة أو غيرها من الأساليب التي يتبعها البعض عند الغضب والشكوى.
هناك تباين واختلاف في طبيعة تفكير الأشخاص وتصرفاتهم، وهذا الاختلاف يؤدي إلى حدوث الكثير من المشاكل وعيوب والنزاعات، والتي ترجع إلى ما هى اسباب كثيرة ومتنوعة، فعند حدوث أي نوع من أنواع المشاكل، يجب التعامل معها بطريقة عقلانية وتجنب التسرع في حل هذه المشكلة، وتقديم شكوى للجهات المسؤولة، ونظرا لأهمية وفائدة مثل هذه الشكاوى، ويجب على الشخص مراعاة طريقة كتابتها وتنسيقها، واستخدام أسلوب مهذب ولطيف عند كتابتها، وسنعرض طريقة كتابة الشكوى.
طرق وخطوات كتابة شكوى
- يجب كتابة التاريخ الذي قدمت فيه هذه الشكوى، ووضعه في أعلى الصفحة من الجهة اليمنى للشكوى.
- يتم كتابة اسم المسؤول الذي سوف توجه له الشكوى مع مراعاة كتابة لقبه، ويجب أن يوضع في أسفل التاريخ.
- يجب كتابة تحية طيبة وبعد أسفل موضوع الشكوى من الجهة اليمنى.
- ينتقل الشخص إلى كتابة موضوع الشكوى، ويتم كتابة الموضوع في وسط الصفحة وأسفل اسم المشتكى له، ويتم كتابة موضوع الشكوى بشكل واضح وبعيد عن الغموض، مع مراعاة أن تكون في سطر واحد، ويجب على الشخص أن يهتم بموضوع وصياغة الشكوى، لأنه أول ما يقوم المشتكي به بقراءته، فإذا كان غير دقيق وواضح، فإن ذلك يؤدي إلى عدم النظر إليها والاهتمام بها.
- كتابة تفاصيل الشكوى، ويجب أنت تكون مختصرة ومفيدة وملخصة للموضوع المراد توصيله للجهات المعنية.
- كتابة خاتمة الشكوى وتتضمن تأمل الشخص صاحب الشكوى بحل مشكلته بأسرع وقت ممكن، والاهتمام بها وعدم تجاهلها.
- تتم كتابة اسم المرسل وعنوانه ورقم هاتفه، وتكتب هذه المعلومات في أسفل الصفحة ومن الجهة اليسرى للشكوى.
- تضمين الشكوى بمرفقات تتعلق بموضوع الشكوى، ويتم إدراجها في أسفل الصفحة من الجهة اليمنى للشكوى المقدمة.
بهذه الطرق وخطوات البسيطة يستطيع الشخص كتابة شكوى بطريقة مرتبة ومنسقة، وبدون أي خلل في هذه الشكوى؛ لأنه عندما يتم إرسال شكوى ويكون فيها نقص لا يتم النظر فيها ولا تقرأ، لذلك يجب اتباع الأسس والقواعد الصحيحة عند كتابة الشكوى.
