نظم المعلومات الإدارية
management information system, ويرمز لها اختصارا بـ (mis), وهي أحد فروع علم الحاسوب، ويهدف هذا الفرع إلى دمج أكثر من علم في علم واحد وهي تقنية المعلومات وعلوم الحاسبات والإدارة، وجاء هذا النوع من الأنظمة للمساهمة في نباء الأنظمة الحاسوبية التي تعتمد على التكنولوجيا، وتقديم الخدمة للمدراء داخل إطار المنظمة، كما وتدعم المنظمات وتساعدها على إنجاز النشاطات والأعمال المختلفة من خلال مجموعة من المهام المحاسبية، وبالتالي دعم عملية صنع القرار واتخاذه.
وكما تستحضر نظم المعلومات الإدارية المعلومات حول ماضي المنظمة، وتجمع المعلومات حول حاضرها وخاصة فيما يرتبط بالأنشطة المؤسسة لمساندة الإدارة ودعمها لاتخاذ القرار الأنسب من بين مجموعة من الخيارات المتاحة، ويساهم استخدام هذا النوع من النظم في الحد من كمية الأعباء التي تقع على عاتق الإدارة، وخفض قيمة المصاريف المالية التي يتحملها الموظفون بالإضافة إلى تخليصهم من العمل الروتيني وملله، وتحفيزهم معنويا، ويمكن لهذا النوع من فروع علم الحاسوب إفادة إدارات المنظمات على الصعيدين الداخلي والخارجي من خلال إمدادها بالمعلومات اللازمة وتوزيعها على كافة مستوياتها.
عناصر نظم المعلومات الإدارية
تعتمد نظم المعلومات الإدارية على خمسة عناصر رئيسية لتتمكن من تزويد الإدارة بالمعلومات التي تطلبها لأداء العملية الإدارية بكل كفاءة وفعالية، وهي:
- الأجهزة: وهي المعدات التكنولوجية والتقنية اللازمة لاحتواء عملية دعم القرار في المنظمة، ولتمكن الأفراد من القيام بالإجراءات فيما يتعلق بالبيانات باستخدام برمجيات خاصة.
- البرمجيات، هي حزمة من العمليات والإجراءات الحاسوبية المتكاملة التي يتم استخدامها لإيجاد حل لمسألة رياضية ما، أو عملية إحصائية أو تحرير صيغة ما وتصحيحها أو أداء عملية ما.
- البيانات (data): هي مجموعة من الحقائق الموضوعية التي تكون غير مترابطة في ماهيتها، ويمكن استقطابها وجمعها بالبحث والتسجيل والملاحظة، أو يمكن وصفها بأنها المادة الخام للمعلومات قبل إجراء أي عملية معالجة عليها.
- الإجراءات، وتتضمن عملية تصميم البرمجيات وتوثيقها.
- الأفراد، ويعتبر العنصر الأساسي في نظم المعلومات الإدارية، ويكمل دور العناصر الأخرى، حيث يعتبر المستخدم والمشغل لهذه العناصر الأخرى.
أهمية وفائدة نظم المعلومات الإدارية
- توفير المعلومات للإدارة وتهيئتها في الوقت المناسب؛ لمساعدتها وتحفيزها على اتخاذ القرار الفعال والصحيح.
- استغلال مصادر المعلومات ومواردها داخل المؤسسة وإحكام السيطرة على المعلومات الواردة جميعها.
- اتخاذ القرارات الصائبة داخل المنظمة، وربط جميع أطراف المنظمة الموردة للمعلومات والمنتجة لها مع بعضها البعض.
- إرسال المعلومات التي تحتاجها المستويات الإدارية وتزويدها بها عند ما تحتاج لها المستويات، وذلك بهدف ممارسة وظائف العملية الإدارية.
- تسهيل عملية مشاركة المعلومات وتبادلها بين المستويات الإدارية عبر الشبكات داخل المنظمة وعلى الصعيد العالمي.
- تمكين المستويات الإدارية على تخزين المعلومات وحفظها وإدخالها ضمن نطاق عمليات معالجة واسترجاعها في الوقت المناسب بالاعتماد على تقنية البث الانتقائي للمعلومات sdi.
- الكشف المبكر عن الثغرات والانحرافات في العمليات والوظائف وتقييمها عن طريق التزود بالمعلومات الدقيقة حول طريقة أدائها.
- تسهيل عملية التنبؤ بالمستقبل والتخطيط له بكفاءة وفاعلية عالية، وذلك بالاعتماد على احتمالات تخضع لعدة دراسات، مع الحرص على إيجاد اقتراحات بديلة للموجودة أصلا في حال اكتشاف خلل ما.
- إمداد المستويات الإدارية بالتقارير بمختلف أشكالها في الوقت المناسب.
- إنجاز العمليات الإدارية بسرعة عالية وكفاءة وفاعلية، بالاعتماد على أقل عدد ممكن من الأيدي العاملة.
- تمكين المنظمة القدرة العالية على استغلال قدرات الحاسوب في إنجاز مهامها.
- تحليل البيانات والمعلومات والنظم داخل إطار المنظمة.
- تمكين المنظمات من دخول سوق المنافسة ودعم وضعها التنافسي وتقويته.
- رفع مستوى الكفاءة والفاعلية.
- الانتهاء والتخلص من الفساد الإداري، والقضاء عليه تماما، من خلال الاعتماد على الحاسوب بإنجاز المهمات.
- تحسين العملية الإنتاجية ورفع مستوياتها.
- المساهمة في توفير الوقت والجهد.
- منح المهام الاستراتيجية وقتا أكبر من خلال تقليل الوقت اللازم للاهتمام بالأعمال الروتينية.
مراحل نظم المعلومات الإدارية
- جمع البيانات، وهي عملية استيراد البيانات من مصادرها فيما يتعلق بقضية ما تعالجها المنظمة وتنجزها.
- تحليل البيانات.
- إعداد القوائم البيانية.
- اتخاذ القرار المناسب من بين مجموعة من البدائل والاقتراحات المتوفرة بين يدي الجهة المختصة بصنع القرار واتخاذه.
معايير نظم المعلومات الإدارية
تعتمد نظم المعلومات الإدارية على مجموعة من المعايير حتى تنجز عملها على الوجه المطلوب، وهي:
- الدقة: يعتبر هذا المعيار ضروريا في نظم المعلومات الضرورية؛ نظرا للاعتماد عليه بشكل كامل في عملية صنع القرار، إذ يشترط صحة البيانات والمعلومات ومصداقيتها.
- حداثة المعلومات، وهي الحصول على المعلومات من مصادرها، في الوقت التي يحتاجها مستوى إداري ما شرط أن تكون حديثة.
- التكاملية، يقتضي هذا المعيار وضع كم وفير من المعلومات بين يدي متخذ القرار حول قضية معينة.
- الإيجاز والوضوح، ويشترط هذا المعيار تقديم معلومات معينة ترتبط بشكل مباشر في القضية المعنية، وعدم تشتيت متخذ القرار بتزويده بمعلومات غير ضرورية.
- الارتباط والملائمة، ويهدف هذا المعيار لمساندة محلل النظم على أداء عمله من خلال تقديم معلومات مترابطة مع بعضها البعض، وتلائم القضية الواجب تحليلها وإنجازها.
- توفر المعلومات، وتقتضي سهولة الحصول على المعلومات وعدم تعقيد ذلك.
شروط نظم المعلومات الإدارية
يشترط على من يرغب العمل في مجال نظم المعلومات الإدارية توافر مجموعة من الشروط والبرامج بين يديه، ووفق إمكانياته وقدرته وخبراته العلمية والعملية ومنها:
- القدرة على التعامل مع البرامج الخاصة بالبرمجة ومنها (visual fox pro, dotnet, sql, access, oracle, crystalreport.
- الكفاءة والاحترافية في استخدام مجموعة من تطبيقات مايكروسوفت (microsoft office) وهي word, excel, power point, access, outlook, infopath.
- القدرة على التعامل مع مجموعة من برامج المراقبة وإجادتها باحترافية مثل camtasia, keylogger, winpatrol, process explorer.
- التعامل مع برامج الشبكات: veronisoft ip monitor, network watcher, network defense.
- إمكانية التعامل مع برامج الفيروسات ومعالجة الصور، والنصوص، وضغط الملفات.
تقارير نظم المعلومات الإدارية
يلجأ مستخدمو نظم المعلومات الإدارية إلى إصدار نوعين رئيسيين من التقارير وهي:
- التقارير الدورية (periodic reports): وهي عبارة عن تقارير تصدرها الجهة المختصة كل فترة معينة من الزمن، قد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية.
- التقارير الخاصة (special purpose reports): وهي عبارة عن تقارير يتم إصدارها واستخراجها بناء على متخذ القرار في الأوقات الطارئة، أو عند طلب هذا المستخدم للنظام هذه المعلومات.
ميزات نظم المعلومات الإدارية
- منح صورة عامة حول المنظمة أو المؤسسة.
- تأدية دور الاتصال والقيام بعملية التخطيط.
- توفير كم من البيانات الخاصة بالعملاء، وإبداء ردود فعل من الممكن أن تقدم المساعدة والعون للمنظمة في إنجاز الإجراءات والأعمال.
- إنجاز أنشطة خاصة بالتسويق والترويج المباشر.
- يمنح نظم المعلومات الإدارية للمنظمة ميزة تنافسية تمكنها من إنجاز الأنشطة بكفاءة وفاعلية وبأقل وقت وجهد وتكلفة.
تخصص نظم المعلومات الإدارية
يعد تخصص نظم المعلومات الإدارية من أكثر التخصصات تميزا؛ وذلك نظرا لاهتمامه بعملية تسهيل إنجاز الأنشطة الاستراتيجية والتشغيلية وتحليلها، كما وأنه من الممكن اعتبار هذا التخصص من الناحية الأكاديمية للتنويه إلى طريقة دراسة تمكين الأفراد من تقييم الأنظمة وتصميمها وتنفيذها وإدارة استخدامها، وبالإضافة إلى توليد المعلومات واستحداثها، ويستفاد من ذلك بإضفاء عنصري الكفاءة والفاعلية على عملية الإنتاج ويكون ذلك داخل إطار أنظمة يطلق عليها نظم دعم القرار، والنظم الخبيرة، ونظم المعلومات التنفيذية.
