طرق وخطوات إعداد التقرير

يعتبر التقرير من الوسائل البحثية التي من خلالها يتم تجميع وتسجيل البيانات والحقائق والمعلومات التي لها علاقة بمشكلة أو موضوع معين، إداري أو فني أو قانوني أو طبي أو سياسي وغيرها من المجالات الآخرى ضمن شروط وأسس متفق عليها، من أجل نقلها لمن يهمه الأمر، ويمكن تعريف ومعنى التقرير بطريقة آخرى على أنه تصور لموقف ماء يكون مجال اهتمامه توضيح السلبيات والإيجابيات التي تتعلق بهذا الموقف.

كتابة أي تقرير تخضع لمباديء وأسس وأصول، والهدف الرئيسي منه هو نقل البيانات والمعلومات ولذلك فلا بد أن يكون التقرير مستوفي للشروط التالية:

• الوضوح: أي أن يكون سهل الفهم والاستيعاب.
• الإيجاز: اختصار الموضوع بما يكفي الغرض منه.
• أن يكون كاملا بحيث يتناول كل الجوانب.
• الدقة: أي مراعاة صحة البيانات والمعلومات والتأكد من مصدرها.

• الإعلام عن أمر معين.
• تحريك سلوك الآخرين من خلال إقناعهم بأمر معين أو وجهة نظر معينة.
• العرض لنتائج دراسة أو بحث في موضوع أو مشكلة معينة بغرض استفادة الآخرين من التقرير.

• البداية أو مقدمة التقرير وتتضمن: الغلاف والمحتويات وأي إجراءات تعديل، بالإضافة إلى الهدف والملخص.
• صلب التقرير ويتضمن : طريقة عرض المعلومات والحقائق والوقائع والرسم البياني والجداول والتحليل والدراسة.
• الخاتمة وتتضمن: التوصيات والنتائج التي تم التوصل إليها، والملاحق .

يمر أي تقرير بخمس مراحل وهي كالتالي:

• إعداد التقرير.
• تنظيم التقرير والبناء الهيكلي له.
• كتابة التقرير.
• مراجعة محتويات التقرير.
• الطباعة، والشكل العام للتقرير.

• جمع المعلومات وتنظيمها: ففي هذه المرحلة يقوم كاتب التقرير بالتقصي والالبحث عن البيانات والمعلومات التي تخص الموضوع المراد الكتابة به ثم تنظيمه بشكل سهل.
• تحديد وتنظيم الأفكار الرئيسية للموضوع بشكل متسلسل.
• كتابه المسودة الأولية للتقرير، حيث يقوم بتنظيم ورقة مسودة أولى للموضوع.
• إعادة كتابة المسودة مرة أخرى.
• محاولة معرفة مدى قابلية التقرير للقراءة.
• التدقيق الإملائي للتقرير.
• تصحيح شكل الطباعة وتنسيقها بشكل جيد واختيارالخط المناسب والواضح.

• أن يحتوي على الصدق والدقة ويكون كاملا.
• البساطة والاختصار والابتعاد عن السرد القصصي.
• الموضوعية أي عدم التحيز لرأي أو رغبة شخصية معينة.
• يحتوي على بداية ومضمون وخاتمة.
• التتابع المنطقي في سرد الموضوع واستخدام الترقيم والتقسيم للأجزاء الموضوع.
• كتابته بلغة واضحة وسهلة ومباشرة والابتعاد عن الرموز والغموض.
• يخلو من الأخطاء سواء العلمية أو الإملائية.
• استعمال إيضاحات بيانية إن أمكن.
• تقديمه بالوقت المناسب.