كيف أكتب رسالة

في الوقت الحالي أصبحت كتابة الرسائل غير شائعة مقارنة بالزمن الماضي حيث كانت وسيلة التواصل الرئيسيّة بين الناس، ولكنها لم تختف تماماً في وقتنا الحالي لذلك يفضل أن تعرف القواعد والخطوط العريضة الرئيسية لكتابة الرسائل في حال دعتك الحاجة إلى كتابة واحدة، وعليك قبل أن تشرع بالكتابة أن تقرر عدداً من الأمور ومنها:

• كون الرسالة رسمية أم شخصية ويعتمد ذلك على الشخص المرسل إليه.
• إرسال الرسالة بالبريد العاديّ أم بالبريد الإلكتروني "الإيميل".
• كتابة الرسالة بخط اليد أو طباعتها باستخدام آلة طابعة.
• اختيار موضوع محدد أو عدد من المواضيع المحددة حتى لا تخرج الرسالة عن هدفها.

الرسالة الشخصية

وتمتاز بأنها ذات طابع حميمي وغير رسمي وهي رسالة ترسلها لشخص تعرفه وتربطك به علاقة شخصية مما يسمح لك بأن تكتب بأي شكل تريد حتى لو عنى ذلك اخلالك بواحدة أو أكثر من قواعد كتابة الرسالة، وقد تكون بغرض التهنئة، أو الشكر، أو الاخبار، أو السؤال، والاستفسار أو غيره، وتشتمل قواعد أو عناصر هذه الرسالة على:

• قد يبدأ هذا النوع من الرسائل بالبسملة.
• ثم تاريخ كتابة الرسالة.
• بعدها اسم الشخص المرسل إليه وعنوانه.
• اسم الشخص المرسل إليه، كأن تقول "إلى فلان" أو "إلى أخي" مثلاً.
• التحية وتشمل عبارة قصيرة تبلّغ الشخص فيها السلام وتحييه.
• عبارة أو أكثر لتكون مقدمة لموضوعك.
• الموضوع نفسه، أو يمكنك أن تكتب في عدة مواضيع ترغب بالحديث عنها مع المرسل إليه.
• الخاتمة وهي أيضاً عبارة قصيرة مثل التحية تختتم بها رسالتك وموضوعك.
• وتنتهي الرسالة بتوقيعك باسمك.

الرسالة الرسمية

هي مشابهة إلى حدٍّ ما بقواعدها أو عناصرها للرسالة الشخصيّة، والاختلاف الرئيسيّ يكون فيها بالشخص المرسل إليه، فإذا كان الشخص تربطك به علاقة رسميّة وترغب بالتحدث معه عن موضوع من المواضيع الرسمية التي تخصّ العمل أو الدراسة أو بعض المعاملات الرسمية أو غيرها، وفيها لا يجب أن تخل بأي من قواعد كتابة الرسالة كما يمكنك أن تفعل بالرسالة الشخصيّة، وإضافةً إلى ذلك يجب أن تكون الرسالة:

• ذات طابع رسميّ ومهذّب.
• كتابة اسم وعنوان المرسل إليه وكذلك اسمك وعنوانك بعد التاريخ.
• عند كتابة اسم الشخص يجب أن تضيف لقباً أو كنيةً إلى الاسم لتضفي طابعاً من الاحترام.
• يمكنك ألا تكتب عبارة مقدمة.
• كتابة الموضوع باختصار ووضوح وبفقرات قصيرة وتدخل في صلب الموضوع.
• التحقق من لغة الكتابة أن تكون خالية من الأخطاء الإنشائية والإملائية.
• الخاتمة عبارة قصيرة ومقتضبة ورسمية.