عناصر كتابة التقرير

يعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (report)، وهو نص مكتوب يحتوي على معلومات مفصلة حول موضوع ما، ويعرف أيضا بأنه خلاصة عن موقف، أو حدث اجتماعي، أو سياسي، أو اقتصادي، أو غيرها من الأحداث الأخرى، ومن تعريفاته الإدارية هو مجموعة من المعلومات التي يوفرها موظف ما لرئيس القسم، أو المدير المسؤول عنه، الهدف منها المساعدة في تطبيق عمل ما، أو وظيفة معينة داخل المنشأة، لذلك يعد التقرير من أهم الوسائل التي توفر العديد من البيانات المفيدة ضمن نطاق عمل معين.

تتكون كتابة التقرير من مجموعة من العناصر التالية:

• مقدمة التقرير: هي العنصر الأول في التقرير، والفقرة الأولى التي يبدأ الكاتب في كتابتها؛ إذ تحتوي على مجموعة من المعلومات التمهيدية حول التقرير، والتي تشير إلى الفكرة الرئيسية التي تعتمد الكتابة عليها.
• محتويات التقرير: هي كافة التفاصيل التي يريد كاتب التقرير أن يشير إليها في النص الخاص بالتقرير، وتعد هذه المحتويات عنصرا من العناصر التي توضح فكرة التقرير بشكل أكثر وضوحا.
• خلاصة التقرير: هي كافة النتائج أو النقاط الرئيسية التي تم الوصول إليها بعد إعداد، وكتابة التقرير، وتساعد في التعرف على أهم المعلومات الخاصة بالتقرير.
• اسم كاتب التقرير، يعد من العناصر المهمة، والذي يشير إلى صفة من عمل على إعداد التقرير، سواء أكان شخصا واحدا، أو مجموعة من الأشخاص.

إن كتابة التقرير بطريقة صحيحة تساهم في تحقيق العديد من الأهداف، وهي:

• توفير مجموعة من المعلومات، والبيانات المهمة حول شيء ما.
• التأثير ونتائج في الآخرين، من خلال تزويدهم بتفاصيل معينة تساهم في مساعدتهم على اتخاذ قرار، أو المباشرة في تنفيذ عمل ما.
• دراسة شيء جديد، لم يكن معروفا مسبقا.
• تلخيص مجموعة من النتائج التي تم الوصول إليها.

لكتابة التقارير أهمية وفائدة كبيرة في كافة المجالات المهنية، والوظيفية في أغلب قطاعات العمل، وتلخص هذه الأهمية وفائدة بناء على النقاط التالية:

• تقديم المساعدة للإدارة أثناء العمل على وضع خطط، أو دراسات جدوى لمشاريع معينة.
• توثيق أحداث معينة، وخصوصا في التقارير المرتبطة في مجال الأخبار.
• مصدر من مصادر المعلومات، التي من الممكن العودة إليها عند الحاجة لها.

تتوزع التقارير على مجموعة من الأنواع، ومنها:

• التقارير حسب الموضوع، وهي:
  • التقارير الإخبارية: هي التي تهتم بنقل أخبار معينة حول موضوع ما، وتتم صياغتها بالاعتماد على أسلوب الكتابة الإخبارية.
  • التقارير المالية: هي التي تحتوي على خلاصة وضع مالي معين في الشركة، أو المؤسسة.
  • التقارير الإحصائية: هي التي تتضمن مجموعة من الأرقام، التي توفر العديد من المعلومات حول شيء معين، مثال: تقارير إحصاء السكان.
• التقارير حسب درجة الرسمية، وهي:
  • التقارير الرسمية: هي التي ترتبط بالأعمال، والمهام الإدارية ومن المهم أن تتم صياغتها بطريقة صحيحة، ودقيقة، وتتناسب مع القواعد الرسمية.
  • التقارير غير الرسمية: هي التي ترتبط بالمهام، والنشاطات العامة، والتي توجد فيها مجموعة من المعلومات البسيطة، والتي من الممكن صياغتها بالاعتماد على قواعد الكتابة العادية.