الرسالة من الأمور الضرورية في مجالات كثيرة من الحياة، ولا يمكن الاستغناء عنها بأي شكل من الأشكال، لكن كتابة الرسالة تغير عما كان عليه في الوقت السابق؛ وذلك لأن الرسالة لم تعد تكتب بواسطة القلم والورقة إلا في حالات قليلة جدا؛ وذلك لأنها أصبحت تكتب بشكل إلكتروني من خلال أجهزة الحواسيب، والسبب الرئيسي في هذه النقلة النوعية لكتابة الرسالة التطورات التكنولوجيا الحاصلة في هذه الأيام، والتي سيطرت بشكل كبير على حياة الأفراد.
عناصر الرسالة
لكتابة الرسالة مجموعة من العناصر التي يجب أن تتوافر فيها، لكي تكون رسالة متكاملة وخالية من أي نقص وتؤدي الغرض المطلوب منها دون وجود ضعف أو ركاكة وهي:
- أن تبدأ بكتابة بسم الله الرحمن الرحيم، ويجب أن تكتب في وسط الصفحة.
- العنوان: يجب أن يتم كتابة عنوان واضح ومناسب لموضوع الرسالة، حيث إن عدم كتابته يؤدي إلى عدم إيصال الرسالة إلى المرسل، خاصة إذا تم إرسالها من خلال البريد، حتى في حالة إرسال الرسالة عن طريق البريد الإلكتروني، يجب أن يتم كتابة العنوان، ويجب أن يكتب العنوان في الجهة اليمنى من أعلى الرسالة.
- المرسل إليه: يشمل هذا العنصر على كتابة اسم الشخص الذي سوف ترسله له الرسالة، وذلك من خلال كتابة اسمه ولقبه والمنصب الذي يشغله، فهذه المعلومات تعطي أهمية وفائدة واحترام لهذا الشخص.
- التحية: فهي من الأساسيات التي لا تصح الرسالة إلا بها؛ لأنها بمثابة افتتاح للرسالة، لذلك يجب الاهتمام بها لكي تلفت متلقي الرسالة.
- مقدمة الرسالة: تعد المقدمة بمثابة عرض لموضوع الرسالة المكتوبة، ويتم التركيز على المقدمة في الرسائل الرسمية أكثر من الشخصية، والتي تهتم بوضع فكرة تمهيدية على ما تشمل عليه الرسالة.
- موضوع الرسالة: يعد هذا العنصر من أهم عناصر الرسالة، وتكمن أهميته في أنه يعطي الفكرة الرئيسية التي تتحدث عنها الرسالة، ولأهمية وفائدة هذا العنصر يجب إعطائه العناية والاهتمام الأكبر لهذا القسم عند البدء في كتابة الرسالة، حتى تكون الرسالة على أكمل وجه، وتفي بالغرض الذي كتبت من أجله.
- خاتمة الرسالة: يتم كتابة خلاصة الرسالة في هذا الجزء المهم من الرسالة، وتتضمن الخاتمة كتابة أي طلبات أو استفسارات يرغب المرسل الحصول عليها، ومراعاة أن يكون الطلب بطريقة وأسلوب مهذب ولطيف، حتى يتم استقباله بكل أريحية وتشجيع المستقبل قبوله وتنفيذه، وتجنب الأسلوب الفظ في تقديم الطلب.
- التوقيع: يعتبر التوقيع آخر عنصر في الرسالة، ويتم وضعه في نهايتها، ويجب أن تتضمن الرسالة كتابة التاريخ الذي كتبت فيه الرسالة، ويكتب في أسفل صفحة الرسالة.
