الرسائل هي إحدى وسائل الاتصال التي لا يمكن الاستغناء عنها، وحيث انها تدخل في العديد من المجالات منها تعرف ما هو الرسمي ومنها تعرف ما هو الغير الرسمي، فالمجالات الرسمية قد تشمل الرسائل التجارية والرسائل الدبلوماسية والرسائل الحكومية وما إلى ذلك، أما الرسائل غير الرسمية فهي التي قد تكون بين الأصدقاء أو بين أفراد العائلة أو بين مختلف أصناف الناس. ولكل نوع من هذه الأنواع نمط ووسائل معينة يمكن استخدامها لكتابة الرسائل من هذه الأنواع إلا أن جميع هذه الأنواع تشترك في بعض الخصائص المعينة التي تجمعها. يمكن إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني وهي طريقة حديثة في الرسائل إضافة إلى الرسائل المكتوبة يدوياً والتي يتم إرسالها عبر البريد العادي.
في بداية الرسالة يجب ان يكون هناك التخصيص، حيث يتوجب أن يتم تحديد نوع الرسالة والهدف منها قبل الشروع في كتابتها، لأن الرسائل الحكومية على سبيل المثال تتميز بالجدية والرسمية، أما الرسائل التي تتخذ الطابع العائلي أو الرسائل إلى الأصدقاء على سبيل المثال فإنها تتميز بالمرونة، ومن هنا فإن الرسائل تتمايز وتختلف من ناحية طريقة كتابتها. كما ويتوجب ان يتم كتابة التاريخ في جميع أنواع الرسائل، فلا يجوز أبداً إغفال التاريخ ولا في أية حالة من الأحوال، فهو عنصر أساسي في الرسائل.
إقرأ أيضا : كيف أكتب رسالة الى صديق
بعد ذلك تبدأ كتابة التحية وهي بمثابة مقدمة الرسالة، وهي تختلف بحسب اختلاف طبيعة الرسالة إن كانت رسمية أم غير رسمية، ومن هنا يتوجب اختيار أكثر العبارات وكلمات وعبارات ملائمة ومراعاة من هو مستقبل الرسالة، حيث يجب هذه العبارات وكلمات وعبارات المستخدمة في التحية هي اكثر العبارات وكلمات وعبارات التي يفضلها مستقبل الرسالة. بعد التحية يتم كتابة نص الموضوع، فنص الموضوع يجب أن يركز على الهدف من الرسالة مباشرة، دون النظر إلى التشعبات و الحشو في الكلام الذي لا يقدم و لا يؤخر و لا يؤثر في الرسالة. بعد ذلك يتم كتابة الخاتمة و يجب أيضاً ان تكون كلماتها منتقاة بشكل كبير حتى تستوفي الرسالة غايتها، إضافة إلى أنها من المفترض ان تحتوي على كلمات وعبارات و جمل تدل على روابط قوية جداً مع من يستقبل الرسالة، و ذلك لزيادة التأثير ونتائج فيه و لكسب تفاعله الإيجابي مع الرسالة.
وأخيراً يتوجب على كاتب الرسالة أن يعيد تدقيق رسالته من أية أخطاء لغوية او أية أخطاء إملائية، او أية عبارات وكلمات وعبارات غير مناسبة ربما ستضر بالهدف الرئيسي من الرسالة وغير ذلك من الامور.
