في ظلّ تزاحم الأعمال والمهام والواجبات الواقعة على عاتق الأفراد والجماعات والمنظمات في الميادين والمجالات الحياتية المختلفة، أضحى عنصر التخطيط أساساً للسيطرة وضبط الأمور والتحكّم بها والتوصل إلى النتائج الطلوبة وتحقيق الأهداف والغايات التي يسعى الأفراد إلى الوصول إليها، حيث يسمح التخطيط لنا بإنجاز كافة المهام المطلوبة ضمن مدّة زمنية محددة وفي أقلّ جهد ممكن وضمن الإمكانات المتاحة سواء المادية أو البشرية، ونظراً لأهمية وفائدة هذا الميدان في الحياة سواء الاجتماعية أو الأكاديمية أو العمليّة والمهنيّة وغيرها يلجأ العديد منا إلى ما يسمّى بوضع خطة عمل لتنظيم أعمالهم، والتي سنتحدث عن مفهومها وأهميتها وعناصرها بشكل مفصّل في هذا المقال.
خطة العمل
هي عبارة عن برنامج العمل الذي يكون على شكل وثيقة خطية تتضمّن تعريفاً واضحاً بطبيعة العمل الذي يقوم به الفرد أو المنظمة أو الدولة، ومجموعة من الأهداف التي ينوي تحقيقها ضمن جدول زمني دقيق مخصّص لإتمام هذه الأهداف التي يتمّ صياغتها على شكل مهام، مع تحديد الموارد المتاحة سواء البشرية أي الأيدي المساعدة والعاملة أو المادية أي المالية المخصّصة لذلك بما في ذلك المقرّات والمعدّات والمعلومات والبيانات وغيرها، مع ضرورة فهم البيئة الداخلية والخارجية والتخطيط للتصدّي لكافة التهديدات والمخاطر التي قد تقف في وجه تحقيق ما تم تخطيطه، والفرق بين التخطيط والخطة أن التخطيط عبارة عن عملية أو نشاط يتمّ فيه تحديد الأهداف التي يجب تحقيقها، أما الخطة هي وثيقة مكتوبة بذلك، وقد تكون الخطط طويلة أو متوسطة أو قصيرة الأجل أو الأمد.
أهمية وفائدة خطة العمل
- تحول دون إضاعة الوقت، حيث إنّ الوقت يعادل المال في معايير النجاح والعمل، بل إنه يفوقه أهمية وفائدة كونه لا يمكن تعويضه ولا يمكننا العودة بعقارب الساعة إلى الخلف.
- اختصار الجهد بشكل كبير، وذلك من خلال تقسيم المهام على الوقت والأفراد المناسبين لذلك، وبالتالي تحقيق الأهداف المطلوبة ضمن أقل جهود بدنية وعقلية ممكنة.
- اختصار التكلفة والمال، وإنجاز المهام المطلوبة بأقل تكاليف ممكنة، وذلك من خلال استبعاد الأمور التي تكلف الكثير رغم عدم أهميتها واستبدالها بأشياء تؤدي نفس الغرض بتكلفة أقل.
- ترتيب الأفكار وتحديد الفئات المستهدفة وحشد الجهود للوصول إليها، واستخدام الطرق ووسائل والوسائل الكفيلة بتحقيق هذا الهدف.
- إمكانية تقييم الجدوى، ومتابعة طرق وخطوات التنفيذ ورصد كافّة الأخطاء في كل مرحلة، كما تعتبر من احسن وأفضل الطرق ووسائل المستخدمة لحساب المخاطر وتحديد احتماليات النجاح والفشل والخسارة.
