الدورة المستندية

هي إحدى الدورات الخاصة في المحاسبة، وتعد المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية، ويرتبط بها المستند المحاسبي في كل طرق وخطوات إعداده من قبل المحاسب، وتعرف أيضا بأنها مجموعة الإجراءات التي تساهم في منح المستند المحاسبي صفة قانونية، وتساهم في التحقق من مصداقيته، حتى يتم عمل القيود المحاسبية الخاصة بكل مستند بأسلوب دقيق، لترحل إلى دفاتر المحاسبة، والقوائم المالية، لذلك يجب على المحاسب التأكد من صحة عمله، حتى لا يظهر أي خطأ أثناء تنفيذه لباقي الطرق وخطوات المحاسبية.

توجد مجموعة من الأهداف تحققها الدورة المستندية، وهي:

• تحديد الوظيفة، أو النشاط المطلوب تنفيذه من قبل الإدارة.
• جمع التقارير، والبيانات التي يجب تزويدها للإدارة.
• مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات المناسبة.
• ربط الأقسام التي تنفذ وظائف مشتركة معا.
• سهولة الوصول إلى المستندات التي تستخدم في تنفيذ الوظائف الإدارية.
• متابعة حركة المستندات المحاسبية بين الأقسام في المؤسسة.
• معرفة قيم الأصول، والالتزامات المستخدمة في تنفيذ المهام.

للدورات المستندية ثلاثة أنواع رئيسية، وهي:

الدورة المستندية للمخازن

هي التي تهتم بمتابعة وتوثيق المعلومات الخاصة بكافة السلع الموجودة داخل المخازن، والعمليات المستندية التي تتم عليها من بيع، وشراء، وتهتم بتحقيق الرقابة على المخازن، وضمان تطابق الموجودات الفعلية مع المسجلة ورقيا، والتأكد من مستندات تصدير واستيراد المواد التي تتم خلال الفترة المحاسبية، وتسجيلها بشكل يومي بناء على إجراءات خاصة بالشركة التجارية.

الدورة المستندية للمشتريات

هي التي تهتم بمتابعة المستندات الخاصة بعمليات الشراء، التي تقوم بها الشركات خلال السنة المالية، وتقسم المشتريات إلى نوعين، وهما:

• المشتريات غير النمطية: هي التي لا يتم التخطيط لشرائها مسبقا، أي يتم إعداد المستندات الخاصة بها فور طلبها، ومن الأمثلة عليها: طلب قرطاسية جديدة للمكتب، وتضاف قيمتها المالية على قيمة المصاريف الأخرى.
• المشتريات النمطية: هي التي تعتاد الشركة على شرائها بشكل دوري، وشبه دائم، وتوجد قائمة بهذه المشتريات عند أمين المستودعات، والذي يحرص على إعداد تقرير بالكميات التي تنقصه ليزود المحاسب بها، حتى يقوم بتحديد التكلفة المالية المخصصة لها، ليتم توريدها للمستودعات.

الدورة المستندية للمبيعات

هي التي تهتم بمتابعة المستندات الخاصة بعمليات البيع التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية، وتعتمد على دراسة آراء العملاء، والطلبات التي يتم تقديمها للشركة من أجل الحصول على سلع معينة، ويقوم المحاسب المتخصص بإعداد الدورة المستندية للمبيعات باعتماد الوثائق الرسمية الخاصة بها، والتي تشمل الفواتير، وبطاقات صنف المادة، وعادة تحتوي مستندات المبيعات على المكونات التالية: الكمية المباعة، وسعر الوحدة الواحدة، والسعر الإجمالي، والتفاصيل، وطريقة الدفع، وتتكون هذه المستندات من نسختين الأولى للشركة، والثانية للعملاء.