تكثر الأحداث واالمناسبات في زمننا هذا مع كثرة العلاقات الاجتماعية وتعدد الأنشطة الرسمية وغير الرسمية، ومع كل مناسبة هناك حاجة لكتابة رسالة دعوة إلى الأشخاص المدعوين، حيث إن رسالة الدعوة تستخدم لتخدم غرضين هما؛ أولا دعوة الفرد إلى الحدث، وثانيا للتأكد من أن الشخص الذي يتلقى الرسالة سيقوم بالحضور.
هناك نوعان من الأزمنة المستخدمة في خطاب الدعوة هما الحاضر والمستقبل. وينقل الحاضر المعلومات حول الحدث، أما فعل المستقبل ليضمن أن الضيف مستعد للحضور.
أنواع الدعوات
هناك نوعان من الدعوات دعوة رسمية وتتمثل بدعوة رجال الأعمال ودعوة غير رسمية تتمثل في دعوة صديق، وهنا سنبين كلا منهما كالتالي:
رسالة دعوة لرجال الأعمال
إن خطاب الدعوة الرسمي يستخدم لدعوة الزملاء والعملاء للأحداث والمنااسبات التي يتم استضافتها من قبل الشركة، وهي تعد واحدة من أكثر الطرق ووسائل الشعبية لدعوة الضيوف، و يجب أن تكون الدعوة مكتوبة بلهجة رسمية.
بالنسبة للمقدمة فتكون للسماح للمضيف أو المرسل بتقديم أنفسهم، وتقديم خلفية بسيطة عن نفسه أو الشركة الخاصة به، بعد ذلك في نص الرسالة من المهم تحديد كافة المعلومات عن هذا الحدث الذي من أجله كتبت الدعوة، وينبغي إدراج التاريخ والوقت فضلا عن موضوع وغرض هذا الحدث، وبعد ذلك لا بد من الإشارة إلى التاريخ الذي يمكن للضيوف أن يؤكدوا الرد بشأن قدومهم.
قد تحتوي الرسالة أيضا على معلومات بشأن الأدوار الاجتماعية التي من الممكن تقمصها في هذا الحدث، والأدوات والمواد المطلوبة من الضيف جلبها، مما لا شك فيه أيضا ذكر أية مواصفات حول اللباس المطلوب أو المقبول في خطاب الدعوة.
بعد ذلك، يجب أن يتم إظهار التقدير للضيف لحضور الحفلة، والإشارة إلى التطلع لرؤية الفرد في هذا الحدث، وينبغي أن يتضمن الختام جملة تربط الرسالة كاملة معا، وفي نهاية الدعوة التحية والتوقيع، وهذه الرسالة يمكن أن تتبع بمذكرة رسمية أيضا.
رسالة دعوة للأصدقاء
تكون عبارة عن خطاب دعوة ودي مشابه لبريد إلكتروني، ويمكن أن تضمن الرسالة بعض الذكريات على شكل قصص قصيرة أو صور، والتي قد تكون مشتركة مع الضيوف الذين يتم دعوتهم إلى المناسبة.
تستخدم في دعوة الأصدقاء "خطابات" الدعوة كبديل لطرق ووسائل الدعوات التقليدية؛ لأنها تسمح للمضيف بنقل الرسائل المختلفة من خلال لهجة الرسالة، وخطابات الدعوة كهذه تسمح للمضيف بنقل المعلومات الإضافية التي لا تشارك في طرق ووسائل الدعوة التقليدية، كذكريات يمكن تقاسمها مع الأصدقاء المقربين وأفراد العائلة التي تعمل على إحياء ذكريات الأحداث الماضية.
ختاما، عند إرسال رسالة الدعوة، من الواجب التأكد من تحريرها بالكامل، ضمانا لعدم وجود أخطاء في علامات و دلائل الترقيم، أو بعض الأخطاء النحوية أو الإملائية.
