هي مجموعة الوسائل والأدوات التي تستخدم في المساعدة لإعداد الأعمال المكتبية، وتعرف أيضا بأنها: كافة المواد التي يتم استهلاكها من قبل الأشخاص الذين يعملون في عمل مكتبي، وتساعدهم على القيام بالمهام المطلوبة منهم، وتعتمد طبيعة الأدوات المكتبية على نوع العمل المستخدمة فيه، وعلى درجة أهمية وفائدة كل أداة منها للشخص، وعدد مرات استخدامه لها، فمثلا يعد القلم من أهم الأدوات المكتبية إذ يحتاج أغلب الأفراد لاستخدام الأقلام في مجال عملهم، مقارنة بالمسطرة التي قد لا تستخدم بشكل دائم.
يجب أن يحرص مستخدم الأدوات المكتبية، على اقتناء الأدوات الخاصة به بالاعتماد على أمرين مهمين، وهما:
- النوعية: هي طبيعة صناعة الأدوات المكتبية، والتي تعتمد على الشركة المصنعة، ومدى كفاءتها في التصنيع.
- الثمن: هو السعر الذي تباع به الأدوات المكتبية، فيجب أن يحرص المستخدم على اختيار الأسعار المناسبة، والتي توفر أدوات جيدة.
من أنواع الأدوات المكتبية
للأدوات المكتبية مجموعة من الأنواع، ومنها:
الورق
هو من الوسائل التي تساعد الأفراد على الكتابة، عن طريق تدوين كافة البيانات التي يريدون توثيقها، ومن الممكن تصنيف الورق على الأنواع التالية:
- الورق العادي: هو الورق الذي يستخدم لكتابة أي شيء يحتاج الشخص لتدوينه، مثل: المعلومات العامة، أو النصوص التي يطلب منه إعدادها.
- الورق الناسخ: هو نوع من أنواع الورق، ويأخذ نسخة من الورق الذي تمت كتابته مسبقا، وفي العادة تنسخ الورقة الواحدة من الورق الناسخ نسخة واحدة عن كل ورقة مكتوبة.
- ورق الفاكس: هو الورق الذي يستخدم بجهاز الفاكس، من أجل إرسال واستقبال الرسائل من خلاله.
- المغلفات: هي مجموعة من الأوراق التي تتكون من أشكال متعددة، وتستخدم كأداة من الأدوات المكتبية، في الأمور المتعلقة بالرسائل البريدية، أو للمحافظة على الأوراق من التلف، أو من أجل حمايتها من العبث، وخصوصا عند التعامل مع الأوراق ذات الأهمية وفائدة القصوى.
- المصنفات: هي مجموعة من الأوراق التي تستخدم في توزيع المهام، أو الوظائف على شكل متسلسلة معينة، يتم تزويد كل ورقة منها برمز خاص فيها، ويكون معروفا من قبل الشخص الذي صنف، وقد يتكون الرمز من أرقام، أو حروف، أو خليط منها، وتستخدم المصنفات في حفظ الأعمال ذات النوعية الواحدة، أو المتخصصة بفترة زمنية معينة.
القرطاسية
هي أكثر أنواع الأدوات المكتبية استخداما، وتتكون أغلبها من الأدوات التي تستخدم في الكتابة على الورق، مثل: القلم، والمسطرة، والممحاة، وغيرها، وتساعد القرطاسية على القيام بالأعمال المكتبية بسهولة، من خلال استخدامها في توثيق النشاطات، والمهام اليومية، مما يؤدي إلى إنجاز العمل بشكل مناسب.
آلة الطباعة
هي جهاز إلكتروني يعد من الأدوات المكتبية المنتشرة بشكل كبير، إذ إنها تطبع نسخا عن كافة الأوراق، والنصوص التي تتم كتابتها يدويا، أو بالاعتماد على جهاز الحاسوب، وفي الوقت الحالي صار استخدام الطباعة الحاسوبية نوعا من أنواع الوسائل المكتبية، التي تساهم في القيام بالكثير من الأعمال بوقت قصير.
